Comment transformer un besoin métier en dispositif de formation efficace ? 

Derrière chaque demande de formation se cache un enjeu métier. En tant que consultants digital learning, notre rôle est de décoder cet enjeu, le challenger et le transformer en un dispositif de formation pertinent pour vos collaborateurs.  

Voici comment nous procédons, étape par étape. 

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1. Comprendre votre enjeu métier  

C’est le moment où nous vous posons de nombreuses questions, pour poser les bases du projet. 

1.1. Identifier la problématique métier derrière la demande de solution  

Vous commencez souvent par parler de solution : « On voudrait un module e-learning ». Minute papillon ! 🦋 

Ici, la principale question à vous poser est :  

« Quelle problématique souhaitez-vous résoudre ? » 

Ex : est-ce que vous rencontrez des erreurs méthodologies dans vos équipes ? Des problèmes de satisfaction ? Des écarts de conformité ? etc. 

Notre rôle sera de vous proposer un dispositif de formation qui permettra de corriger ce problème identifié.   

1.2. Comprendre votre contexte 

Nous avons besoin de savoir : 

• Ce besoin de formation s’inscrit-il dans un projet plus large intégrant d’autres actions ?  

• La thématique a-t-elle déjà été abordée par le passé ? 

• S’agit-il de répondre à une obligation réglementaire ou un enjeu de conformité ?  

Plus précisément, nous vous demanderons également : 

• À quelle cible d’apprenants s’adressera ce dispositif de formation ?  

Ex : une équipe commerciale ; un service technique… 

• Quel est le niveau de connaissance des apprenants sur le sujet que l’on va adresser ?  

• Y a-t-il plusieurs langues parlées au sein de la population d’apprenants ?  

• Quel est le niveau d’accessibilité attendu ? 

1.3. Identifier vos usages 

Il est essentiel que nous connaissions les outils utilisés par les apprenants pour choisir le(s) bon(s) support(s) pour le dispositif de formation. 

• Quel matériel utilisent-ils au quotidien (ordinateur par personne ou par équipe, mobile professionnel ou personnel, etc) ? 

• Y a-t-il des outils internes à prendre en compte pour le dispositif, ou pouvant l’impacter ? 

• Où et quand les apprenants devraient-ils suivre le dispositif ? 

1.4. Lister vos contraintes  

Nous avons également besoin de connaître l’ensemble de vos contraintes pour les intégrer dans la réflexion du projet : 

• Quelle est la durée maximale à prévoir pour le dispositif de formation ? 

• Quels sont vos délais et les disponibilités de l’équipe projet ? 

• Quel est votre budget ? 

• Quelles sont vos attentes vis-à-vis du livrable final (charte graphique, qualité attendue, durée, niveau de gamification, etc) ? 

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2. Concevoir la stratégie de formation 

Ayant maintenant toutes les informations clés, nous pouvons vous proposer une « note de cadrage » pour établir précisément le périmètre du projet. 

L’objectif est de partager une vision commune du dispositif, comme on le ferait pour un produit à part entière : à qui il s’adresse, à quel problème il répond, et comment on mesurera son succès. 

2.1. Formuler des objectifs pédagogiques et opérationnels clairs 

Les objectifs doivent être formulés de manière précise et mesurable. Idéalement, ils doivent être reliés à des indicateurs métiers. 

Ex : diminuer des erreurs ; améliorer la satisfaction client ; obtenir une certification… 

Un grand classique est d’utiliser la formulation suivante :  

« A l’issue de cette formation, les apprenants seront capables de… ».  

2.2. Rappeler les rôles et la méthodologie du projet 

Préciser qui fait quoi dans l’équipe projet permet de responsabiliser chaque personne.  

De votre côté, idéalement, un seul chef de projet doit être identifié pour coordonner et centraliser l’ensemble des informations. 

Il est également important de présenter la méthodologie du projet et les temps de validation qui assureront le bon déroulé du projet. 

2.3. Présenter une vue macro du dispositif

À ce stade du projet, l’objectif est de vous donner une idée globale du dispositif, sans aller dans trop de détails (qui seront vus plus tard) : 

• Format du dispositif : 
• – Digital learning : un ou plusieurs modules en ligne, classes virtuelles, etc. 
• – Blended learning : mix de digital learning et de formation présentielle 

• Concept imaginé : personnage à suivre, fil rouge, mécanique de jeu… 

• Structure du dispositif  

• Types d’activités prévues 

• Durées estimées 

• Univers graphique proposé  

• Livrable(s) prévu(s) : module à publier en format « SCORM » sur une plateforme e-learning (LMS – Learning System Management), lien web, présentation PowerPoint à diffuser en présentiel… 

2.4. Proposer un accompagnement en communication 

Pour promouvoir le dispositif et maximiser son succès, une communication interne est vivement recommandée : nous vous proposons un accompagnement pour donner envie à vos apprenants de suivre le dispositif de formation ! ✨ 

Ex : affichages internes, QR code à flasher, vidéos de teasing à partager… 

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3. Co-construire les contenus avec les experts métiers 

Une fois le cadre posé, nous rentrons dans le vif du sujet en collaborant avec les experts métiers. Nous capitalisons sur leur expertise et leurs connaissances. 

Nous les accompagnons pour : 

• Synthétiser les informations clés à connaître 

• Se concentrer sur les contenus qui répondent aux objectifs pédagogiques fixés 

• Réfléchir aux cas terrains qui pourront alimenter les activités et exercices  

• Adapter les explications en fonction de la cible d’apprenant 

Notamment, plus la cible est variée, plus le travail de vulgarisation est important pour que les contenus soient compréhensibles par tous.  

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4. Réaliser la conception pédagogique 

C’est le moment où l’on joue au cinéaste ! 🎥  

Sur la base de la note de cadrage et la grille de contenus, nous rédigeons l’entièreté du dispositif sous la forme d’un storyboard. 

4.1. Le storytelling doit être travaillé pour maximiser l’engagement des apprenants  

La scénarisation des contenus est au cœur du dispositif de formation. Les histoires, même les plus simples, stimulent la mémoire émotionnelle et contextuelle, ce qui favorise l’engagement et la mémorisation. 

Ex : utiliser un fil rouge, avoir recours à des personnages, prévoir une progression en plusieurs niveaux, imager ou personnifier un concept… 

4.2. Les modules en digital learning doivent être entièrement rédigés 

Nous rédigeons chaque écran des futurs modules et les présentons de manière schématique, intégrant :  

• Les activités : cas pratiques, simulations, vidéos, animations, quiz final validant…  

• Les voix-off : qui dit quoi et quand, avec quelle intonation… 

• Les principes de navigation : menus, flèches, pop-ups… 

Également, il est possible d’intégrer des mini évaluations dans le storyboard pour questionner les apprenants sur leur satisfaction. Ces mesures d’impact peuvent aussi être gérées directement dans votre LMS qui diffusera le module e-learning. 

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5. Créer les maquettes graphiques du dispositif  

L’UX et l’UI au service de la pédagogie ! 🎓 

Nous concevons et prototypons l’expérience apprenant en collaborant avec nos graphistes : 

• Produire des maquettes des écrans clés, dans une logique d’industrialisation (utiliser des gabarits pour gagner en temps de production) 

• Challenger la navigation prévue dans le storyboard 

• Aligner l’univers graphique du dispositif avec votre culture  

• Respecter les principes graphiques d’accessibilité et de responsive (le cas échéant) 

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6. Produire les supports   

Il est temps de donner vie à votre dispositif !  

Une fois le storyboard et les écrans validés par vos soins, nous produisons graphiquement et/ou techniquement les modules e-learning (selon le type de livrable), et nous préparons les supports présentiels (le cas échéant). 

Pour les modules e-learning les plus complexes et longs, des démos et des prototypes peuvent être développés en début de production pour effectuer les premiers tests et valider le fonctionnel ensemble. Cela permet de : 

• Fonctionner avec un principe d’itération pour ajuster facilement certains éléments avant de tout produire ; 

• Vous impliquer au plus tôt dans la production et recueillir votre feedback. 

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7. Déployer le dispositif de formation et mesurer l’impact 

C’est la dernière ligne droite !  

7.1. Déployer efficacement le digital learning 

C’est le moment de : 

• Faire la recette fonctionnelle et pédagogique 

Nous vérifions le bon fonctionnement technique (navigation, affichage sur différents supports si cas échéant, etc) et la cohérence pédagogique (instructions claires, temps réaliste, feedbacks pertinents) avant de vous faire tester pour validation finale. 

• Effectuer les tests techniques  

Nous vous accompagnons pour assurer la compatibilité du livrable (SCORM, xAPI, etc) avec votre LMS. 

7.2. Déployer efficacement la formation présentielle

Nous faisons en sorte de : 

• Vérifier les supports et kits d’animation (diaporamas, fiches, exercices, consignes, etc) ; 

• Briefer les formateurs sur les objectifs du dispositif, les points clés et le lien avec les modules digitaux ; 

• Organiser une répétition si besoin. 

3. Accompagner et mesurer l’impact du dispositif  

Nous vous guidons pour : 

• Programmer les communications sur le dispositif de formation  

Ces communications sont à prévoir avant le lancement du dispositif, pour informer de son existence et faire du teasing, ainsi qu’après son démarrage, pour informer à nouveau et relancer les apprenants.  

• Suivre les indicateurs clés 

Les principaux à suivre sont : le taux de complétion et les temps passés par les apprenants sur les modules e-learning, les scores aux quiz, ainsi que les retours des apprenants et des managers. 

Au-delà de ces indicateurs d’usage, il sera utile de suivre également avec le métier les KPIs impactés. 

Ex : réduction des erreurs ; augmentation des ventes… 

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Chaque étape que nous venons de voir doit être validée pour passer à la suivante.  Ces validations régulières permettent de rester alignés sur le besoin métier initial et de tenir la promesse :  

Transformer ce besoin en un dispositif de formation efficace et engageant. 🚀 

Mais n’oublions pas qu’un dispositif de formation ne s’arrête pas à sa première version : il peut (et doit) évoluer au fil du temps, avec les retours des apprenants et des managers, et les nouveaux enjeux du métier.